Nachrichten über Mailingdienste und Chats sind seit der ersten versendeten E-Mail 1971 immer populärer geworden. Trotzdem ist das Nutzen asynchroner Medien wie E-Mails oder MS-Teams Chats gar nicht so trivial wie man meinen möchte. Gerade weil wichtige Teile der Kommunikation fehlen, wie Körpersprache oder Stimme, kommt es häufig zu Missverständnissen und Verwirrung. Dies wird zusätzlich durch den sogenannten “Negativity bias” in Textnachrichten verstärkt. Der Negativity bias besagt, Textnachrichten per E-Mail oder Chat immer negativer verstanden werden, als sie eigentlich gemeint waren. Somit sollte man als Sender einer E-Mail darauf achten, dass diese halb so kaltblütig und doppelt so warmherzig verfasst wird. Als Empfänger ist man gut beraten den Inhalt der Nachricht wie eine Mikrowelle ein bisschen aufzuwärmen, denn so negativ wie man es interpretiert, war es meist gar nicht gemeint.

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Damit Sie auch bei der nächste E-Mail oder Chatnachricht den richtigen Ton treffen und auch asynchron effektiv kommunizieren, kann Ihnen folgende Checkliste helfen.

„Denk nach bevor du schreibst“ Check Liste

  • Wer muss wirklich in diese Nachricht einbezogen werden? Nur wer ein Betroffener, Entscheidet oder wichtiger Informant für das Thema ist, sollte in die Nachricht inkludiert werden.
  • Was soll der/die Empfänger:in tun, nachdem er/sie die Nachricht gelesen hat/haben? Formulieren Sie einen klaren Call to Action.
  • Welchen Kontext oder welche Informationen brauchen der oder die Empfänger:in?
  • Was ist der richtige Ton? Schreiben Sie Textnachrichten erst, wenn Sie emotional abgekühlt sind. ASAR (As soon as reasonable) statt ASAP (As soon as possible) lautet hier die Devise.
  • Wann ist der beste Zeitpunkt, diese Nachricht zu senden?
  • Welcher Kanal ist am besten geeignet, um die Nachricht zu übermitteln?
  • Wie wohl fühle ich mich, wenn diese Nachricht als Screenshot weitergegeben oder anderweitig verbreitet wird? 
  • Falls unwohl: Was kann ich tun, um sie zu ändern? Machen Sie auch den Analogtest: Würden Sie das dieser Person auch so ins Gesicht sagen? Falls nicht, mildern Sie es ab.
  • Oder sollten Sie sich das für ein Telefonat oder ein persönliches Treffen aufheben?
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Ein weiterer Faktor, der eine große Rolle spielt ist der innere Aufbau der Nachricht. Um den Rezipienten nicht zu langweilen, empfehle ich grundsätzlich E-Mails kurz und knapp zu halten. Bei langen Nachrichten unterteilen Sie diese in einen "Quick to read" Part und einen Part, wo es weitere und ausführlichere Informationen gibt.
Für die effektive Gestaltung von Textnachrichten können Ihnen auch diese Tipps helfen:

Weitere Tipps

  • Verwenden Sie abgestimmte Betreffkürzel (z.B. NNTR: No need to respond, DR: Decision required).
  • Unterteilen Sie lange Nachrichten in zwei Teile: Kurze Zusammenfassung (wissen Sie zuerst, was Sie wirklich wollen) und Einzelheiten: Welche weiteren Informationen könnten nützlich sein?
  • Machen Sie ihre Nachrichten überschaubar: Aufzählungspunkte, Zwischenüberschriften, Leerraum, Hervorhebung und fetter Text können helfen.
  • Zeigen statt erzählen: Videos oder Bildschirmfotos einfügen.
  • Verwenden Sie Wenn/Dann-Anweisungen, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, Erwartungen zu wecken ("Wenn ich nichts von Dir höre…") und Klarheit über die nächsten Schritte zu schaffen.

    Haben Sie noch Fragen zur effektiven Kommunikation in hybriden und virtuellen Settings? Dann schreiben Sie uns gerne eine Mail unter mail@sebastian-pfluegler.com