Herausforderungen der Hybriden Arbeit: Kommunikation

Kommunikation ist die Königin in jedem Arbeitskontext. Fast jede wissenschaftliche Studie, ob im Labor oder in der realen Welt, zeigt: Transparenter und steter Austausch ist elementar für den Erfolg, vor allem auch in hybriden Arbeitsmodellen. So trivial und doch so voraussetzungsvoll.

In ihrem Modell der 5Cs, das sich mit den Herausforderungen der Remote und Hybrid Work befasst, erwähnt Management-Professorin Martine Haas auch typische Kommunikationsprobleme. Welche Stolpersteine sollten wir also unbedingt am Radar haben? Und wie können wir sie vermeiden?

Das Zoom-Zeitalter hat bewiesen: Die Arbeit wird gemacht, Meetings werden abgehalten und Projekte abgeschlossen. Was allerdings verloren gegangen ist, ist der spontane Austausch, der sich ganz nebenbei ergibt, wenn man sich im Gang oder in der Kaffeeküche über den Weg läuft. Genau dieser “Hall talk”, sagt Rebecca Weintraub, Professorin für Kommunikation an der University of Southern California, schafft Raum für das Aushecken neuer Ideen und das Festigen von Beziehungen. Und genau dieser informelle, nicht zielgerichtete Austausch kommt in der virtuellen Arbeitswelt oft zu kurz.

Mitarbeitende, die physisch im Büro anwesend sind, haben einen riesigen Vorteil gegenüber jenen, die von Zuhause aus arbeiten: früherer Zugang und unmittelbare Nähe zu Informationen, die besonders in spontanen und informellen Kommunikationssettings ausgetauscht werden und häufig das wirklich erfolgsrelevante Wissen beinhalten.
Diese Diskrepanz kann zu einer Informationshierarchie führen, in der es “Information Havers” und “Information Have Nots” gibt.

Jene, die im Raum sind, haben oft deutlich mehr Einfluss auf den Workflow, auf Entscheidungen und auf Gespräche. Viele von uns haben in hybriden Meetings die Erfahrung gemacht, dass die Personen, die per Screen zugeschaltet sind, schon mal vergessen werden. Schon aus technischen Gründen ist es für remote Teilnehmende viel herausfordernder, ihre Ideen einzubringen.

Außerdem haben Mitarbeitende vor Ort auch außerhalb von Meetings mehr Face Time mit den wichtigen Entscheidungsträger*innen der Organisation, wie zum Beispiel bei der gemeinsamen Fahrstuhlfahrt mit dem CEO.

Was wir unbedingt verstehen müssen: Virtualität ist viel mehr als “nicht in Präsenz”. Virtualität ist ein völlig neues Spiel mit eigenen Regeln und Dynamiken.

Hybridität inkludiert verschiedene Arten von Kommunikation: virtuell oder face2face, synchron oder asynchron.

Zur Erinnerung: Synchrone Kommunikation findet in Echtzeit statt, face to face oder via Videokonferenz oder per Telefon. Asynchrone Kommunikation ist zeitlich versetzt: Jemand kommuniziert mit dir, indem sie dir eine E-Mail oder Slack Message schreibt oder etwas ins Intranet postet, und du hast die Freiheit, zu entscheiden, wann du diese Information konsumierst.

Wie lösen wir die spezifischen Herausforderungen, die all diese Spielarten der Kommunikation uns stellen?

Nicht jede Fragestellung muss in einem Meeting diskutiert werden. Eine Studie des Microsoft Human Factor Labs veranschaulicht, dass bereits zwei aufeinander folgende Meetings unser Gehirn enorm stressen.

Bevor wir ein Meeting ansetzen, sollten wir uns also unbedingt fragen: Müssen wir hierfür wirklich zusammenkommen? Mittels asynchronen Kanäle wie E-Mail und Chat können wir meist effizient informieren. Wenn eine Problemstellung eine Diskussion erfordert, braucht es allerdings ein synchrones Meeting. Die Daumenregel lautet: Diskussion in synchron, Information in asynchron.

In manchen Situationen macht zwar ein Meeting Sinn, aber die Meetingdauer kann dank asynchroner Mittel deutlich reduziert werden.Die Frage muss immer lauten: Wie kann ich asynchrone Medien nutzen, um unsere synchrone Zeit so effizient wie möglich für den gegenseitigen Austausch zu nutzen (und sie ggf. auch zu kürzen?)?. Meetingteilnehmende könnten vorab alleine ein PDF oder eine Präsentation durcharbeiten. Die Meetingzeit selbst ist dann ganz dem gegenseitigen Austausch gewidmet.

Mit der Zeit werden wir lernen, die Vorteile der verschiedenen Kommunikationskanäle bewusst zu nutzen. Brauche ich schnellstmöglich eine Antwort? Dann empfiehlt sich nach wie vor der Griff zum Telefon. Lässt sich die Information, die ich kommunizieren will, am besten visuell erklären? Dann ist eine Powerpoint per E-Mail eher das Mittel der Wahl.

Außerdem solltet ihr im Team besprechen, zu welchen Tageszeiten und wie häufig Teammitglieder die diversen Kommunikationskanäle checken. Gibt es vielleicht sogar Kanäle, bei denen keine explizite Antwort nötig ist?

Zum Beispiel könnte die Managerin erklären, dass sie pro Tag 300 E-Mails erhält, und deshalb nie Zeit hat, den MS Teams Chat zu checken. Manche Teams einigen sich prinzipiell auf eine E-Mail Response Time von 24 Stunden. Andere führen Deep Work Phasen ein, in denen E-Mails oder Chat Messages nicht beantwortet werden.

Lizet Ocampo ist politische Geschäftsführerin von “People for the American Way”, einer US-amerikanischen Organisation, die unter anderem Lantix Menschen motiviert, an Wahlen teilzunehmen. Für die virtuellen Happy Hours, die sie für ihr Team hostet, wollte sie sich lustige Filter herunterladen. Sie ignoriert ein paar Error Messages und bemerkt so nicht, dass sie beim nächsten Online-Treffen als Kartoffel erschien. Lizet schafft es nicht, die Filter abzudrehen, und ihr Team amüsiert sich köstlich. Das Foto von Lizet als Potate wurde auf Twitter über 40 Millionen Mal geteilt und Ocampo wurde bekannt als “Potato Boss”.

Es geht hier um mehr als einen kleinen Lacher. Alles wird langweilig, wenn es zu viel benutzt wird. Ein Zoom-Meeting mit dem immer gleichen Ablauf führt unwillkürlich zu Zoom Fatigue.

Probiert neue Formate und Methoden! Zum Beispiel könnte man das morgendliche Check-in Telefonat in Form eines Coffee Walks machen: Jede*r holt sich einen Coffee to go und macht während des Calls einen Spaziergang durch den Park. So füllen wir auch virtuelle Treffen mit Leben.