Mit wem man bereits nach kürzester Zeit in eine Gesprächstiefe eintauchen kann und mit wem es hingegen nach Stunden noch immer bei einer oberflächlichen Unterhaltung bleibt, hängt von vielen Variablen ab.
Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt
Bei der Kommunikation gibt es verschiedene Tiefenstufen - von eher oberflächlicher bis sehr tiefgehender Kommunikation. Was im jeweiligen Moment passend ist, hängt vom Mitarbeitenden, der Situation, dem Kontext oder auch einfach der Zeit, die zur Verfügung steht, ab. Um allerdings eine tiefere Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden aufbauen zu können, ist es hilfreich, nicht nur auf einer Sachebene zu verweilen, sondern man sollte sich die Zeit nehmen, um auch auf die zweite und dritte Ebene zu gehen.
Gerade im heutigen Kontext sollten Sie darauf achten, dass Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden regelmäßig fördern. Dabei hat es sich bewährt vorsichtig mit der Ebene der Sachthemen anzufangen, um anschließend über persönliche Themen reden zu können und letztendlich zur Ebene der kritischen Themen zu gelangen.
Wie Sie das - auch über Entfernung - schaffen?
Zusammen mit meinem Kollegen Raoul Sonnenberg habe ich dazu drei Ebenen identifiziert:
Sachthemen
Um überhaupt in’s Gespräch zu kommen, eignen sich vor allem Sachthemen, Aufgaben, Hindernisse und Lernfelder aus dem Arbeitsalltag. Halten Sie sich dabei immer vor Augen, dass Sie eine Leistungsbeziehung zu Ihren Mitarbeitenden haben. Da macht es Sinn zunächst über anstehende Aufgaben und damit zusammenhängende Hindernisse zu sprechen.
Hierbei werden Sie schnell merken, ob der Mitarbeitende bereit ist, tiefer in den Dialog einzusteigen, oder ob er Ihr Gesprächsangebot ablehnt.
Merken Sie, dass das Gespräch eher schleppend läuft, macht es keinen Sinn auf die nächste Ebene einzugehen.
Zeigt sich der Mitarbeitende jedoch gesprächsbereit, können Sie von der Sachebene auf persönliche Themen eingehen.
Persönliche Themen
Indem Sie selbst private Dinge offenlegen, können sie Ihre Mitarbeitende dazu animieren, sich ebenfalls offen zu zeigen. Fragen Sie doch mal wie es Ihren Mitarbeitenden aktuell geht, wie es mit dem Hausbau bei xy läuft, ob das Kind von yz bereits sprechen kann.
Das zeigt Ihren Mitarbeitenden, dass Sie sich wirklich für sie interessieren und schafft Vertrauen.
Haben Sie die Beziehungstiefe auf einer persönlichen Ebene erst einmal geschaffen, können Sie kritische Themen ansprechen. Signalisieren Sie Ihren Mitarbeitenden dabei von Anfang an, dass Kritik willkommen ist. Denn bei remote und hybrid arbeitenden Teams sind Sie heute mehr denn je auf die ehrliche Meinung Ihrer Mitarbeitenden angewiesen.
Kritischen Themen
Überlegen Sie sich doch einmal ob Ihre Mitarbeitende Ihnen gegenüber bereits Kritikpunkte geäußert haben. Unterhalten Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden hin und wieder über privates? Haben Sie ihnen zu verstehen gegeben, dass Kritik an der Sache, der Zusammenarbeit oder auch Ihnen als Person willkommen ist?
Machen Sie sich doch einmal Gedanken darüber, welche Themen Sie mit welchem Mitarbeitenden ansprechen könnten und geben Sie dem ganzen etwas Zeit.
Gerne können Sie mir auch Feedback geben, wie Sie die Gespräche auf den verschiedenen Ebenen empfunden haben und ob Sie eine Änderung beim Vertrauensverhältnis zu Ihren Mitarbeitenden bemerkt haben.
Vertrauen vereinfacht die Kommunikation
Dieses Vertrauen, das sie über diese drei Ebenen aufbauen, benötigen Sie aber nicht nur, damit Ihre Mitarbeitenden sich Ihnen gegenüber öffnen, sondern auch Sie werden in Situation kommen, in denen Sie Kritik äußern müssen.
Hierbei ist es zunächst wichtig sich zu vergewissern, ob der Mitarbeitende aufnahmefähig ist, besonders dann, wenn Sie aufgrund von Homeoffice-Regelungen nur wenig persönlichen Kontakt haben oder die private Situation nicht vollends einschätzen können.
Ist der Mitarbeitende bereit, sollten Sie zwischen zwei Situationen unterscheiden:
- Sie haben valide Beobachtungspunkte, an denen Sie das kritische Verhalten festmachen können
Dann rate ich Ihnen zur Argumentationsstruktur: Beobachtung, Bewertung, Bedarf. (in meinem ersten Buch habe ich diese ausführlich beschrieben)
Kommunizieren Sie, was Sie konkret beobachtet haben, wie es sich ausgewirkt hat und was Sie in Zukunft erwarten. Seien Sie hierbei klar und deutlich!
- Aufgrund von zum Beispiel Distanz haben Sie keine konkreten Datenpunkte an denen Sie die Beobachtung festmachen können
Hier empfehle ich Ihnen, nicht darüber zu sprechen, was nicht gespasst hat, sondern wie ein idealer Zukunftszustand aussehen könnte, der für beide Seiten wünschenswert wäre. Anstatt Feedback zu geben, geben Sie Feedforward.
Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden konkret mit, wie etwas sein sollte bzw. was in einer Sache oder der Zusammenarbeit erstrebenswert wäre. Visionieren Sie dabei gerne gemeinsam, was noch besser laufen könnte und was dadurch alles möglich wäre.
Wie Prof. Dr. Dr. Hermann Rauhe so schön sagte, können Sie dadurch „das Gute und Positive ‚herauslieben‘ und das Schlechte und Negative ‚weglieben‘“.
Feedback ist vergangenheitsorientiert und problemlösend, wohingegen Feedforward zukunftsorientiert und potenzialfördernd ist.
Im Feedforward sprechen Sie das Potenzial der Mitarbeitenden an und wie Johann Wolfgang von Goethe bereits gesagt hat: „Wenn wir die Menschen nur nehmen, wie sie sind, so machen wir sie schlechter; wenn wir sie behandeln, als wären sie, was sie sein sollten, so bringen wir sie dahin, wohin sie zu bringen sind“.
Merken Sie sich also, dass Sie im Dialog mit Ihren Mitarbeitenden die zwei Dimensionen Orientierung auf die Vergangenheit oder die Zukunft unterscheiden sollten. Denn je nach Fokus erhalten Sie dementsprechend unterschiedliche Antworten.
Je nach Kontext und auch zeitlicher Stimmigkeit kann beides vertrauensfördernd wirken.
Haben Sie sich schon einmal überlegt ob in einer gewissen Situation eher vergangenheitsorientiertes Feedback, oder zukunftsorientiertes Feedforward angebrachter wäre?
Nein?
Dann lade ich Sie in Zukunft dazu ein, dies einmal auszuprobieren und sehen Sie selbst, welche unterschiedlichen Antworten Sie erhalten.
Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit uns!
In meinem neuen Buch Mitarbeiter führen in der digitalen Ära - Wie man digitale Effizienz und Menschlichkeit in Zeiten von Homeoffice und New Work verbindet erfahren Sie außerdem mehr über dieses Thema.
